Muchas pymes y autónomos siguen facturando con una hoja de cálculo o con un programa que ya no se actualiza. Funciona hasta que deja de funcionar: un cobro que se olvida, una numeración duplicada o, desde 2027, la obligación de cumplir VeriFactu. Esta guía explica cómo hacer el cambio a un ERP (con el software de facturación VeriFactu incluido) de forma ordenada.
Qué datos merece la pena migrar
- Clientes y proveedores: nombre fiscal, NIF, dirección, email y forma de pago habitual.
- Productos y servicios: referencia, descripción, precio de venta, coste e IVA.
- Facturas del ejercicio en curso: para conservar la numeración y el estado de cobro. Las de años anteriores se pueden guardar en PDF.
- Presupuestos y pedidos abiertos: lo que todavía tiene que convertirse en factura.
Prepara tus hojas de cálculo
Antes de importar, dedica una hora a limpiar: una fila por registro, una columna por dato, sin celdas combinadas ni totales intermedios. Unifica los formatos de NIF, teléfonos y fechas y elimina duplicados. Cuanto más limpia esté la hoja, más rápida será la importación.
Series y numeración
Con VeriFactu, cada factura tiene que seguir una serie y una numeración correlativa. Si cambias de programa a mitad de año, lo habitual es continuar la numeración en el nuevo ERP o abrir una serie nueva claramente identificada. Lo decidimos contigo en la fase de configuración.
Importar, revisar y validar
En ERPIO importamos tus archivos con perfiles de importación que permiten simular antes de guardar, comprobar errores y repetir hasta que todo cuadra. Después revisamos juntos una muestra de clientes y facturas y comprobamos que los totales coinciden con tu contabilidad.
Formación y primeros días
El cambio se consolida en la primera semana. Por eso formamos a tu equipo con tus propios datos, dejamos guías cortas de cada tarea (hacer un presupuesto, convertirlo en factura, registrar un cobro) y estamos disponibles por teléfono y email para las dudas que surgen al principio.
¿Cuánto se tarda?
Un negocio que solo factura puede estar trabajando en el nuevo sistema en dos o tres días. Con stock, varios usuarios o mucho histórico, lo normal es entre una y tres semanas. En el plan ERP Total la migración está incluida; en el resto la presupuestamos según el volumen.
¿Quieres verlo con tus propios datos? Solicita una demo gratuita de ERPIO: te la hacemos por videollamada o en nuestras oficinas de Albacete.